工具使用小窍门告别繁琐操作使用工具善用工
“工欲善其事，必先利其器”，由此可见“工具”的重要性。在实际工作中，使用适合的工具会使工作事半功倍，相反，不仅仅会影响效率，出错几率也会大大提高。
在日常工作和生活中，很多人都使用过工具，也体会到了工具带来的便捷和高效，特别是在互联网发达的现代社会。只是未曾系统性地总结过工具给我们带来的好处。
Word、Excel、微信等都属于工具，工作中非但离不开，还必须得熟练应用才行，这只是基础。然而，就部门的常规管理和工作而言，在此基础上，还得依靠一些其它工具，才能更进一步提高效率。比如现在很多公司都在使用的“钉钉”，可以高效解决一些日常工作：
第一，工作督办
使用工具前：通过责任人主动汇报+督办负责人通过微信、电话提醒责任人来完成。
使用工具前的缺点：效率低、易遗忘、督办负责人需要专门记录、统计、汇报。
使用工具后：钉钉中有一项功能是“任务”，通过此功能，可以根据工作内容、责任人、完成时间等情况自行设置提醒时间、提醒次数、过程汇报、结果汇报、抄送人员等。且可以自行设置提醒方式（短信、电话、应用内消息），对责任人工作完成情况会自动统计与分析，抄送人员都会在第一时间看到。这一系列工作均由钉钉系统自行完成。
使用工具后的优点：
1.不需要人工提醒，免去了同事之间因督办工作可能会产生的不愉快。
2.整个过程均由钉钉系统自行完成，相关领导及人员均会在第一时间看到工作进展和结果。
3.省去了人工统计与分析的繁琐过程，降低了错误率，通过系统上随时可查看所有重点工作的进展及完成情况，并对责任人所有工作的完成效率会自动生成。
第二，工作总结和计划
使用工具前：员工通过电脑或手机编辑文档，然后通过微信、邮件等发送。
使用工具前的缺点：效率低、需电脑编辑（手机编辑较为繁琐）、领导查阅不方便。
使用工具后：钉钉中有总结和计划模块，所有人员可直接通过手机按模版填写，只要有网络的地方，随时随地都可以提交。
使用工具后的优点：
1.避免了由于文档较多查看不及时，且时间一长，文档容易打不开。
2.免去了通过人工统计“已提交与未提交人员”。
3.有关人员第一时间可查看。
4.会定期分析每人的周报情况，文件丢失不了，翻阅历史记录非常方便。
5.同督办一样，系统会自动提醒，每个人都不会忘记。
第三，日常评审、审批等
使用工具前：通过纸质评审/审批表、微信或邮件，不便于存档，审批记录需要截图保存，截图时无法显示准确日期。对于出差和驻外相关员工无法在第一时间获知最新进展，需要由人来完成信息的转发，这样就会存在信息滞后的问题。
使用工具前的缺点：效率较低、信息滞后、存档不便。
使用工具后：根据实际业务，钉钉中可自行设置评审流程。每个相关人员可随时查看进展，对内部的工作也是一种促进。
使用工具后的优点：
1.实现了无纸化办公。
2.所有相关人员随时可查看评审进展，对部门工作也是一种督促。
3.对于各审批节点的时间以及整个评审工作的时间，系统都会自动计算并公布，谁审批效率高、谁审批效率低，所有参与评审的人员都一目了然。
第四，过程与结果的汇报
使用工具前：每项工作虽然都有专人负责，但对于绝大多数部门而言，工作过程与结果的汇报情况不尽人意，通过奖励或者处罚只能解决一时。因为都是靠自觉，总会有不自觉的人，就算都很自觉，也依然有遗忘的时候。
使用工具前的缺点：对各项工作过程和结果的掌握不是很及时。
使用工具后：可以利用工具创建项目群，将本部门员工创建一个项目群，每个员工将自己每天、每周、每月、每季度甚至年度工作都按照系统模版要求自行录入。模版里面的内容非常全面，包括工作完成的起止时间、内容要求、验收标准等，录入后经过部门长审核即生效，每天系统会自动提醒、并会针对工作完成情况生成结果，谁按时完成、谁逾期等等都会自动显示结果，部门内部形成一种良性竞争，毕竟谁也不想自甘落后。
使用工具后的优点：
1.系统会不断提醒工作情况，彻底解决了工作汇报的问题。
2.部门长对部门每项工作的进展了如指掌。
3.部门内部每个人之间形成了良性竞争，大家对每项工作都不想逾期。如果某项工作因为领导忙而耽误的话，第一责任人就会不断找领导加快完成速度。因为系统对完成情况会进行排名，并对逾期工作进行不断提醒，排名靠后的员工心里会很不好受。
4.将自己工作录入系统的过程，就是写工作总结和计划的过程，这会不断加强员工对工作的总结与计划性。如果自己不录入的话，系统和部门长会默认为此人没有工作，说句不太好听的话，就是没有存在感，可定义为“闲散人员”，公司不需要“闲散人员”。
还有很多可以通过工具提高效率的例子，比如：物资申请、发货、开具发票与收据等等工作，可以提高工作效率、沟通效率、准确度等。
使用工具的好处毋庸置疑，就不在此一一阐述了。日常工作中，我们要养成多思考的习惯，思考如何系统性解决问题，思考在确保准确度的前提下，提高效率、改善工作的方法。
